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常見問題
小貼士:停止這些煩人的電子郵件和簽名
日期:2020年12月11日

電子郵件可以說是一種非正式的通信方式,但是發件人有時會將其帶來一些讓人不舒服的事。例如,我通常會從從未見過的人那里收到以“ Hey Steph”開頭的電子郵件。我的家人,朋友和同事都稱我史蒂芬(Steph),但陌生人不應該這么快就熟悉。還有“嘿”?我并不是要聽起來很緊張,但整個問候語令人討厭。

事實證明,我并不是唯一一個有這種感覺的人。員工體驗平臺Perkbox Insights最近對1,928名受雇的成年人進行了一項新研究,以找出哪些問候和閉幕詞最使他們煩惱,并且“嘿”位居榜首。其他令人不快的開幕詞包括“快樂星期五”和“可能與誰有關”,這聽起來有些含糊但很正式。

問候您的收件人

根據這項研究,完美的工作電子郵件始于“嗨”。其他歡迎問候語包括“早上或下午好”,“你好”和“親愛的”。

特拉華大學紐瓦克分校勒納學院職業服務中心主任吉爾·潘特說,以“ Hi”開頭表示發件人很高興與收件人互動,并希望以積極的方式開始。

但是以“嘿”開頭(尤其是如果不包括名字的話)會很快使人煩惱。潘特說:“請不要稱呼我為‘嘿’?!?“我有一個名字,所以在給我發送電子郵件之前,請先進行研究?!?/p>

但是,僅使用她的名字后跟逗號或冒號會使潘特感到不安。她說:“感覺就像是被打電話到校長辦公室,因為我遇到了麻煩?!?“這可能不是作者的意圖,但這是我個人的理解方式。由于總是伴隨著詢問或要求,因此感覺不那么私人,而且更具交易性。電子郵件中幾乎沒有閑聊,例如“希望您度過了一個愉快的周末”,建立關系似乎并不重要。

紐約曼哈頓采購學院專業研究學院副院長勞拉·佩爾斯基(Laura Persky)說:“了解您的聽眾并發出適當的信息是有幫助的,我建議嘗試使人們的語氣或風格與如果可以的話,你在寫誰?!?/p>

如何簽署

根據這項研究,注銷電子郵件的最佳方法是“親切問候”。其他好的選擇是“謝謝”或“問候”。工作電子郵件中最差的簽名是“愛”,“熱情”,“歡呼”和“最佳”。

馬里蘭大學位于馬里蘭州大學公園市的羅伯特·史密斯商學院的高級MBA職業教練,程序設計和外展活動執行副總監雷切爾·洛克(Rachel Loock)也告誡不要使用“熱情”或“熱情的問候”。

她說:“電子郵件的內容可能與熱情的人無關?!?““歡呼聲”只有在您是英國人,澳大利亞人或以后愿意為接收者提供飲料時才可接受?!?/p>

她補充說,以“預先感謝”結尾的電子郵件是很冒昧的:“它假設某人將滿足您在電子郵件中所請求的請求,” Loock說。

Panté建議,如果您的電子郵件中包含大量信息,則最好在收尾時反映出來。 “對于這些較復雜的電子郵件,我通常會在結尾處寫一些類似的內容,例如'我希望這對您有意義,我會適當地向自己解釋。如果您有任何疑問或覺得打個電話會更好,請讓我知道。 “在關閉電子郵件時,請不要忘了表達對這個人及其提供的幫助的感謝。很高興收到一封電子郵件,以確保寫信的人花時間來感謝您的辛勤工作?!?/p>

不要跳過細節

惹惱收件人的可能性可能使您害怕跳過問候或結束語,但謹慎行事會適得其反。超過一半的研究參與者表示,不打招呼是發電子郵件的最糟糕方法,而且有44%的人說沒有簽字是最糟糕的方法。

如果您不對電子郵件進行簽名,潘特說讀者可能會認為您很懶惰,不知道如何設置電子郵件簽名,或者不關心或不認為這會對您有所幫助。讀者知道你是誰。

“電子郵件很容易共享,” Persky說。 “重要的是要努力創建專業,寫得很好并且經過校對的交流,因為您永遠不知道誰最終會看到它?!?/p>


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